JB SEARS, HAGUEMAN और विभिन्न विचारक
JBSears ने अपनी पुस्तक "द नेचर ऑफ द एडमिनिस्ट्रेटिव प्रोसेस" में प्रशासनिक प्रक्रिया के लिए आवश्यक पांच गतिविधियों का उल्लेख किया है। वे इस प्रकार हैं:---
*योजना
सभी संगठनों में, किसी न किसी गतिविधि के संचालन के संबंध में निर्णय लिया जाता है। इन निर्णयों के आधार पर संगठन की विभिन्न गतिविधियाँ चलाई जाती हैं। शैक्षिक प्रशासन में, प्रशासकों को दिन-प्रतिदिन ऐसे निर्णय लेने होते हैं जो नियमित प्रकार के होते हैं। इन निर्णयों को लेने में उसे अधिक प्रयास नहीं करना है क्योंकि ये निर्णय पिछले निर्णयों या नीतियों या परिभाषित नियमों पर आधारित हैं। लेकिन प्रशासकों को स्वस्थ निष्पक्ष और उद्देश्यपूर्ण निर्णय लेने के लिए निम्नलिखित कदम उठाने चाहिए:-
* लक्ष्यों और उद्देश्यों का स्पष्ट ज्ञान।
*समस्या जिस पर निर्णय लिया जाना है, संग्रह से संबंधित जानकारी, राय और विचार आदि।
* एकत्रित तथ्यों, डेटा और जानकारी, समझ और निर्णय लेने का विश्लेषण करने के लिए।
*विश्लेषण और निर्णय के आधार पर उपलब्ध विकल्पों में से चयन करना।
* उद्देश्यों की पूर्ति के दृष्टिकोण से सभी उपलब्ध विकल्पों का मूल्यांकन।
*उस विकल्प का चयन करना जो लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने में अधिक सार्थक और निश्चित हो।
*योजना:- उद्देश्य को कार्य योजना में बदलने के लिए योजना बनाना आवश्यक है। योजना एक अच्छे पाठ्यक्रम का चयन कई विकल्पों में से एक क्रिया है। नियोजन उपयोगी है क्योंकि यह स्पष्ट करता है कि क्या पूरा किया जाना है। यह समय, प्रयास और धन बचाता है और दक्षता और प्रभावशीलता को बढ़ाता है। इसलिए, यह प्रशासनिक प्रक्रिया के लिए मौलिक है और उद्यम में एक महत्वपूर्ण कदम है।
लोकतांत्रिक समाज गतिशील है और बेहतरी के लिए बदल रहा है। परिवर्तन प्रकृति का नियम है और आने वाला है। विकासवादी परिवर्तन क्रांतिकारी से बेहतर है। सुचारू और व्यवस्थित प्रक्रिया में परिवर्तन लाना आवश्यक है। योजना का विकल्प परीक्षण और त्रुटि दृष्टिकोण है जो खतरनाक और बेकार है। इसलिए नियोजन अनिवार्य है। इसके लिए भविष्य के उद्देश्यों, अच्छी धारणा और दृष्टि और तथ्य से पहले सैद्धांतिक अनुभव से लाभ उठाने की क्षमता की आवश्यकता होती है।
नियोजन एक ऐसी विधि है जो समस्याओं के निकट आती है और बाद में बदलती है और समय-समय पर और स्थिति से स्थिति में भिन्न होती है। नियोजन सतत, गतिशील और लचीला होना चाहिए। योजनाओं और विचारों का उद्देश्य श्रमिकों के प्रयासों और गतिविधियों का मार्गदर्शन करना और उन्हें दिशा देना है। उनकी सफलता अन्य व्यक्तियों, समझ और सहयोग करने की इच्छा पर निर्भर करती है, गतिविधि के साथ उनकी पहचान, इसके उद्देश्य और इसकी सफलता पर। अच्छे प्रशासक, "दूसरों के साथ" योजना बनाते हैं, उनकी भागीदारी से पहचान और सफल संचालन होता है। एक बुद्धिमान प्रशासक समूह के निर्णयों और कार्यों पर हावी हुए बिना समूह नियोजन को प्रोत्साहित करता है।
अच्छी योजना के मूल सिद्धांत हैं:
*शैक्षिक योजना प्रगति के लिए व्यापक सामाजिक योजना से संबंधित और एकीकृत होनी चाहिए।
*योजना को विषयपरकता और अनुमानों से बचाने के लिए व्यापक शोध पर आधारित होना चाहिए।
*योजना को वर्तमान और भविष्य दोनों को देखना चाहिए।
*योजना में आने वाली समस्याओं का समाधान होना चाहिए, इसलिए यह यथार्थवादी और व्यावहारिक होना चाहिए और समय-समय पर इसकी समीक्षा और संशोधन किया जाना चाहिए।
*योजना को सभी उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करना चाहिए।
*संबंधित व्यक्तियों और समूहों की सक्रिय भागीदारी और बिना किसी वर्चस्व के विशेषज्ञों के सहयोग से लगातार अनुकूल परिस्थितियों में योजना बनाई जानी चाहिए।
इलियट और मोसियर :-एलियट एवं मोसियर ने विद्यालय की योजना के निर्माण में निम्नलिखित बिन्दुओं पर बल दिया है:-
*शैक्षिक आवश्यकता एवं उपलब्ध संसाधनों के सन्दर्भ में उद्देश्यों का निरूपण।
*विद्यालय से अपेक्षाएं और विशिष्ट समुदाय में शैक्षिक आवश्यकताएं।
*विद्यालय की गतिविधियों और विशेष कार्यक्रमों का निरूपण।
* परिभाषित गतिविधियों और लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कार्य इकाइयों का गठन।
* सभी विचार योजना को व्यवहार में लाना।
*निरंतर व्यवहार और किए गए कार्यों का मूल्यांकन।
*उपरोक्त मूल्यांकन के आधार पर पुनर्नियोजन की संभावनाओं को ध्यान में रखना।
*संगठन:- कुशल प्रशासन में संगठन प्राथमिक कारक है। जेबीसियर्स :- "
संगठन शब्द का व्यापक रूप से व्यक्तियों, सामग्री, प्रक्रियाओं, विचारों या तथ्यों के किसी भी संग्रह को संदर्भित करने के लिए उपयोग किया जाता है, इस प्रकार व्यवस्थित और आदेश दिया जाता है कि प्रत्येक मामले में भागों का संयोजन एक सार्थक संपूर्ण बनाता है। "
इसमें मशीनरी की संरचना और प्रक्रिया दोनों शामिल हैं। एक संरचना के रूप में संगठन संबंधों का एक पैटर्न है। यह श्रमिकों की स्थिति है जिसके माध्यम से प्रयास प्रवाहित होंगे, एक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का असाइनमेंट, सभी व्यक्ति की गतिविधियों का समन्वय और एकीकरण, उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपकरण। व्यक्ति, स्थान और चीजों को इस तरह व्यवस्थित करना होगा कि प्रयास वांछित लक्ष्यों की ओर स्वतंत्र रूप से प्रवाहित हो और यही आयोजन की प्रक्रिया है। एक प्रक्रिया के रूप में आयोजन का अर्थ है व्यक्ति और व्यक्तियों के बीच और व्यक्तियों और उनके कार्य के बीच संबंधों को निर्देशित और नियंत्रित करना।
संगठन दो प्रकार का हो सकता है:---
*औपचारिक
*अनौपचारिक
औपचारिक कानून और रीति-रिवाजों द्वारा स्थापित किया जाता है और अनौपचारिक आदमी से आदमी का संबंध है। औपचारिक का संबंध पद से है, अनौपचारिक का संबंध व्यक्तियों से है। ये दोनों महत्वपूर्ण और परस्पर संबंधित हैं। औपचारिक में सभी व्यक्तियों की समानांतर भूमिकाएँ होती हैं। अनौपचारिक मानवीय कारक है और एक दूसरे के प्रति और गतिविधि के लिए व्यक्ति की प्रतिक्रियाओं से संबंधित है।
अच्छा प्रशासक औपचारिक और अनौपचारिक दोनों तरह के संगठन स्थापित करता है। उसे कार्य की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए औपचारिक स्थापित करना चाहिए और प्रयासों और गतिविधियों को सुदृढ़ करने के लिए अनौपचारिक भी विकसित करना चाहिए। एक अच्छा संगठन लोकतांत्रिक होना चाहिए, व्यक्तिगत संबंधों, इच्छुक सहयोग और सक्रिय भागीदारी के आधार पर, लोगों को एक साथ लाया जाता है और प्रयास एकीकृत होता है। एक अच्छे संगठन में कार्रवाई के लिए प्रोत्साहन और पहल स्वयं लोगों से आती है न कि ऊपर से थोपी गई।
चेस्टर बर्नार्ड:- " हर औपचारिक संगठन में एक अनौपचारिक संगठन होता है। इसकी व्यवस्था और निरंतरता के लिए पहला (औपचारिक) और दूसरा (अनौपचारिक) इसकी जीवन शक्ति के लिए आवश्यक है।"
अच्छे संगठनों के मूल सिद्धांत हैं:-
*यह स्थिर नहीं होना चाहिए, संगठन को निरंतर पुनर्गठन की आवश्यकता है।
* यह लचीला होना चाहिए ताकि संबंधों और दक्षता के मानकों दोनों में सुधार हो सके।
* जैसे ही शैक्षिक सिद्धांत आगे बढ़ता है, पाठ्यचर्या और अन्य परिवर्तन लाते हुए इसे संशोधित किया जाना चाहिए। पुरानी मशीनरी से नई चुनौतियों का सामना नहीं किया जा सकता है। लेकिन परिवर्तन धीरे-धीरे और परामर्श और सहमति से लाया जाना चाहिए।
* इसमें शिक्षकों, छात्रों, अभिभावकों और समुदाय द्वारा नीति-निर्माण और अन्य प्रशासनिक गतिविधियों में भागीदारी का प्रावधान होना चाहिए। भागीदारी मानव संबंधों को व्यापक और मजबूत करती है।
*संगठनात्मक चार्ट "कार्यों, क्षेत्राधिकारों, जिम्मेदारियों, अधिकार की सीमाओं, उद्देश्यों और प्रदर्शन को मापने के तरीकों आदि" का विवरण देते हुए बेहतर समझ और बड़े आउटपुट को बढ़ावा देते हैं।
*संचार:- संचार वह व्यवस्था है जिसमें एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति को आदेश, नोटिस, राय, प्रश्न आदि अनौपचारिक संगठन को भेजे जाते हैं, इसकी एक निश्चित प्रक्रिया होती है। संगठन में, संचार की प्रक्रिया स्थिति और भूमिका के अनुसार काम करती है। विद्यालय में कई प्रकार के संचार होते हैं :-
*अवरोही क्रम में
*समानांतर
*आरोही क्रम
सबसे पहले, परिपत्र, नोटिस और सूचना और आदेश उच्च अधिकारियों द्वारा अधीनस्थों को भेजे जाते हैं। दूसरे में, शिक्षक से शिक्षक, कार्यकर्ता से कार्यकर्ता, इसका मतलब है कि समान स्थिति के कार्यकर्ता एक साथ अपने विचारों और विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। तीसरे में शिक्षकों द्वारा प्राचार्य को भेजी गई जानकारी, राय, विचार और सुझाव। इस प्रकार संचार वह साधन है जिसके द्वारा संस्थाएँ या संगठन एक हो जाते हैं।
*दिशा:- JBSears--" प्रशासन में दिशा वह भाग है जो निर्णय को प्रभावित करता है, कार्य करने के लिए संकेत देता है कि क्या कार्रवाई की जानी है और कब शुरू और बंद करना है"
मार्गदर्शन या नेतृत्व प्रशासन के कार्यालय की कुंजी है। प्रभावी नेतृत्व या निर्देशन के अभाव में पूरी योजना या संगठन निष्फल हो जाता है। इस सम्बन्ध में तीन बातें उल्लेखनीय हैं:-
*निर्णय लेना
* निर्णय *
उनका क्रियान्वयन सुनिश्चित करना
इस प्रकार निर्देशन अपने आप में कोई आसान प्रक्रिया नहीं है। इसके लिए प्रशासक में निम्नलिखित गुण होने चाहिए:-
*उच्च कोटि की योग्यता
*ज्ञान
*नेतृत्व की क्षमता
*दूरदर्शिता
*अनुभव और
*दिशा*
कुशल निर्देशन के लिए स्वस्थ मानवीय संबंध स्थापित करने की कला का होना आवश्यक है। यदि संस्थाओं के मुखिया में इस गुण की कमी हो तो वह अपने सहयोगियों या टीम को उचित और प्रभावी दिशा नहीं दे सकता। एक प्रभावी नेता को किसी भी मामले पर उनके परामर्श से निर्णय लेना चाहिए। उसे अपने विचारों को अपने सहयोगियों के सामने इस प्रकार रखना चाहिए कि उनमें निर्णय लेने की पूरी प्रक्रिया में भागीदारी की भावना हो। साथी कार्यकर्ताओं के साथ इस तरह के संबंध स्थापित करने से मामलों की सफल दिशा मिलती है।
*समन्वय:-यह एक सामंजस्यपूर्ण संबंध में चीजों को एक साथ रखने की प्रक्रिया है ताकि वे अधिक प्रभावी ढंग से कार्य कर सकें। प्रशासक को कई भौतिक, सामाजिक और आर्थिक शक्तियों के साथ तालमेल बिठाना पड़ता है। उसे कई तरह की गतिविधियों को अंजाम देना होता है। एक एकीकृत और एकीकृत समग्र प्रभाव उत्पन्न करने के लिए इन सभी कारकों और संबंधों की विविधता में एकता बनाने के लिए मजबूर करने के लिए समन्वय आवश्यक है। इसके लिए सोच-समझकर प्रयास करने होंगे। प्रशासन के सभी क्षेत्रों जैसे नियोजन, संगठन आदि में समन्वय की आवश्यकता होती है। विभिन्न गतिविधियों के उद्देश्य, समय और स्थान के संबंध में भी इसकी आवश्यकता होती है जैसे नीतियां बनाना, बजट तैयार करना, कर्मचारियों का चयन और विकास पाठ्यक्रम आदि। समन्वय विशेष समस्या की प्रकृति पर निर्भर करता है, परिस्थितियों और संसाधनों की उपलब्धता और अंतिम लक्ष्य। इन सभी विविध संबंधों में सामंजस्य स्थापित करने के लिए प्रशासक के पास एक अच्छा कौशल होना चाहिए।
समन्वय के तीन कारक होते हैं। पहला, कार्यक्रम के भाग और पहलू हैं, जैसे कि कर्मचारी, छात्र, माता-पिता, पाठ्यक्रम आदि। दूसरा समन्वय के साधन हैं जैसे नियम, विनियम और प्रथा आदि। तीसरा, वहाँ हैं जलवायु, पर्यावरण और समन्वय की शक्ति। प्रत्येक विशेष स्थिति के लिए प्रशासक को यह तय करना होता है कि वह किन भागों, किन विधियों और किस शक्ति का उपयोग करने जा रहा है।
समन्वय दो चरणों में आवश्यक है। प्रशासनिक प्रक्रिया की शुरुआत में, संगठन के टूटने को रोकने के लिए और संघर्ष और कुसमायोजन के समाधान की प्रक्रिया के दौरान समन्वय का उपयोग किया जाता है। यह एक एकता स्थापित करने के साथ शुरू होता है जब भी उद्देश्य, संरचना और प्रक्रिया को खतरा होता है। इस प्रकार, यह एक निवारक और उपचारात्मक उपाय दोनों है।
*रिपोर्टिंग:- शैक्षिक प्रशासन की प्रक्रिया में रिपोर्टिंग का महत्वपूर्ण स्थान है। शिक्षकों को परियोजना पर एक योजना के कार्यान्वयन के बाद रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए और शैक्षिक प्रशासक से स्वयं संगठन के बारे में एक रिपोर्ट तैयार करने की अपेक्षा की जाती है, जो इसके कामकाज के पूरे सरगम का विस्तृत सर्वेक्षण करता है।
*बजट:-- आर सी शर्मा:-"शैक्षिक आवश्यकताओं की एक सूची तैयार करने, आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कार्यक्रम तैयार करने और उन्हें वित्तीय शीर्ष आवंटित करने के लिए बजटीय सहमति।"
एक प्रशासक विद्यालय की सुदृढ़ अर्थव्यवस्था के लिए बहुत अधिक जिम्मेदार होता है।
*मूल्यांकन:--मूल्यांकन भी प्रशासन की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण अंग है। किसी भी गतिविधि को तब तक सफलतापूर्वक संपन्न नहीं माना जाता है जब तक कि उसके परिणामों का उचित मूल्यांकन नहीं किया जाता है। विकास की प्रक्रिया के माध्यम से हम जान सकते हैं कि हम वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने में किस हद तक सफल हुए हैं। इसके माध्यम से, कोई यह जान सकता है कि एक निश्चित गतिविधि में कौन सी कमियां हैं और गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में वांछित सफलता प्राप्त करने में विफलता के कारणों को भी प्रकाश में लाया जाता है। मूल्यांकन के आधार पर हम भविष्य के लक्ष्यों और कार्य प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं। प्रशासन एक गतिशील प्रक्रिया है। इस प्रकार, इसे निरंतर प्रगति और सभी प्रयासों में प्रगति प्राप्त करने के लिए गति की आवश्यकता है। समय-समय पर हमारे कामकाज का मूल्यांकन करना बहुत जरूरी है।
संक्षेप में, यह कहा जा सकता है कि शैक्षिक प्रशासन में शैक्षिक प्रक्रिया का उचित प्रबंधन होता है। प्रशासन में सफलता निरीक्षणों में दक्षता और प्रभावी पर्यवेक्षण पर निर्भर करती है। हालाँकि, जब तक प्रशासक उन्हें लागू करने और उनकी प्रगति की बार-बार समीक्षा करने में प्रभावी नेतृत्व द्वारा अपनी क्षमता साबित नहीं करता है, तब तक कार्यक्रम प्रशंसनीय होंगे, कार्यान्वयन निश्चित रूप से असंतोषजनक होगा।
*संगठन
*निर्देशन
*समन्वय
*नियंत्रण
हेगमैन ने उपर्युक्त गतिविधियों में नेतृत्व और उद्देश्य जोड़ा है। अमेरिकन एसोसिएशन ऑफ स्कूल एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा प्रकाशित "ईयर बुक" में शिक्षा की प्रशासनिक प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियों को बहुत महत्वपूर्ण माना गया है:-
*योजना
*आवंटन
*उत्तेजना या प्रेरणा
*समन्वय
* मूल्यांकन
* मूल्यांकन
विभिन्न विचारकों द्वारा बताई गई गतिविधियों के संश्लेषण और विश्लेषण पर शिक्षा की प्रशासनिक प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं: -
*निर्णय लेना
*योजना
*संगठन
*संचार
*निर्देशन
*समन्वय
*रिपोर्टिंग
*बजट
*मूल्यांकन
*निर्णय -बनाना:--
सभी संगठनों में, किसी न किसी गतिविधि के संचालन के संबंध में निर्णय लिया जाता है। इन निर्णयों के आधार पर संगठन की विभिन्न गतिविधियाँ चलाई जाती हैं। शैक्षिक प्रशासन में, प्रशासकों को दिन-प्रतिदिन ऐसे निर्णय लेने होते हैं जो नियमित प्रकार के होते हैं। इन निर्णयों को लेने में उसे अधिक प्रयास नहीं करना है क्योंकि ये निर्णय पिछले निर्णयों या नीतियों या परिभाषित नियमों पर आधारित हैं। लेकिन प्रशासकों को स्वस्थ निष्पक्ष और उद्देश्यपूर्ण निर्णय लेने के लिए निम्नलिखित कदम उठाने चाहिए:-
* लक्ष्यों और उद्देश्यों का स्पष्ट ज्ञान।
*समस्या जिस पर निर्णय लिया जाना है, संग्रह से संबंधित जानकारी, राय और विचार आदि।
* एकत्रित तथ्यों, डेटा और जानकारी, समझ और निर्णय लेने का विश्लेषण करने के लिए।
*विश्लेषण और निर्णय के आधार पर उपलब्ध विकल्पों में से चयन करना।
* उद्देश्यों की पूर्ति के दृष्टिकोण से सभी उपलब्ध विकल्पों का मूल्यांकन।
*उस विकल्प का चयन करना जो लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने में अधिक सार्थक और निश्चित हो।
*योजना:- उद्देश्य को कार्य योजना में बदलने के लिए योजना बनाना आवश्यक है। योजना एक अच्छे पाठ्यक्रम का चयन कई विकल्पों में से एक क्रिया है। नियोजन उपयोगी है क्योंकि यह स्पष्ट करता है कि क्या पूरा किया जाना है। यह समय, प्रयास और धन बचाता है और दक्षता और प्रभावशीलता को बढ़ाता है। इसलिए, यह प्रशासनिक प्रक्रिया के लिए मौलिक है और उद्यम में एक महत्वपूर्ण कदम है।
लोकतांत्रिक समाज गतिशील है और बेहतरी के लिए बदल रहा है। परिवर्तन प्रकृति का नियम है और आने वाला है। विकासवादी परिवर्तन क्रांतिकारी से बेहतर है। सुचारू और व्यवस्थित प्रक्रिया में परिवर्तन लाना आवश्यक है। योजना का विकल्प परीक्षण और त्रुटि दृष्टिकोण है जो खतरनाक और बेकार है। इसलिए नियोजन अनिवार्य है। इसके लिए भविष्य के उद्देश्यों, अच्छी धारणा और दृष्टि और तथ्य से पहले सैद्धांतिक अनुभव से लाभ उठाने की क्षमता की आवश्यकता होती है।
नियोजन एक ऐसी विधि है जो समस्याओं के निकट आती है और बाद में बदलती है और समय-समय पर और स्थिति से स्थिति में भिन्न होती है। नियोजन सतत, गतिशील और लचीला होना चाहिए। योजनाओं और विचारों का उद्देश्य श्रमिकों के प्रयासों और गतिविधियों का मार्गदर्शन करना और उन्हें दिशा देना है। उनकी सफलता अन्य व्यक्तियों, समझ और सहयोग करने की इच्छा पर निर्भर करती है, गतिविधि के साथ उनकी पहचान, इसके उद्देश्य और इसकी सफलता पर। अच्छे प्रशासक, "दूसरों के साथ" योजना बनाते हैं, उनकी भागीदारी से पहचान और सफल संचालन होता है। एक बुद्धिमान प्रशासक समूह के निर्णयों और कार्यों पर हावी हुए बिना समूह नियोजन को प्रोत्साहित करता है।
अच्छी योजना के मूल सिद्धांत हैं:
*शैक्षिक योजना प्रगति के लिए व्यापक सामाजिक योजना से संबंधित और एकीकृत होनी चाहिए।
*योजना को विषयपरकता और अनुमानों से बचाने के लिए व्यापक शोध पर आधारित होना चाहिए।
*योजना को वर्तमान और भविष्य दोनों को देखना चाहिए।
*योजना में आने वाली समस्याओं का समाधान होना चाहिए, इसलिए यह यथार्थवादी और व्यावहारिक होना चाहिए और समय-समय पर इसकी समीक्षा और संशोधन किया जाना चाहिए।
*योजना को सभी उपलब्ध संसाधनों का उपयोग करना चाहिए।
*संबंधित व्यक्तियों और समूहों की सक्रिय भागीदारी और बिना किसी वर्चस्व के विशेषज्ञों के सहयोग से लगातार अनुकूल परिस्थितियों में योजना बनाई जानी चाहिए।
इलियट और मोसियर :-एलियट एवं मोसियर ने विद्यालय की योजना के निर्माण में निम्नलिखित बिन्दुओं पर बल दिया है:-
*शैक्षिक आवश्यकता एवं उपलब्ध संसाधनों के सन्दर्भ में उद्देश्यों का निरूपण।
*विद्यालय से अपेक्षाएं और विशिष्ट समुदाय में शैक्षिक आवश्यकताएं।
*विद्यालय की गतिविधियों और विशेष कार्यक्रमों का निरूपण।
* परिभाषित गतिविधियों और लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए कार्य इकाइयों का गठन।
* सभी विचार योजना को व्यवहार में लाना।
*निरंतर व्यवहार और किए गए कार्यों का मूल्यांकन।
*उपरोक्त मूल्यांकन के आधार पर पुनर्नियोजन की संभावनाओं को ध्यान में रखना।
*संगठन:- कुशल प्रशासन में संगठन प्राथमिक कारक है। जेबीसियर्स :- "
संगठन शब्द का व्यापक रूप से व्यक्तियों, सामग्री, प्रक्रियाओं, विचारों या तथ्यों के किसी भी संग्रह को संदर्भित करने के लिए उपयोग किया जाता है, इस प्रकार व्यवस्थित और आदेश दिया जाता है कि प्रत्येक मामले में भागों का संयोजन एक सार्थक संपूर्ण बनाता है। "
इसमें मशीनरी की संरचना और प्रक्रिया दोनों शामिल हैं। एक संरचना के रूप में संगठन संबंधों का एक पैटर्न है। यह श्रमिकों की स्थिति है जिसके माध्यम से प्रयास प्रवाहित होंगे, एक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का असाइनमेंट, सभी व्यक्ति की गतिविधियों का समन्वय और एकीकरण, उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए उपकरण। व्यक्ति, स्थान और चीजों को इस तरह व्यवस्थित करना होगा कि प्रयास वांछित लक्ष्यों की ओर स्वतंत्र रूप से प्रवाहित हो और यही आयोजन की प्रक्रिया है। एक प्रक्रिया के रूप में आयोजन का अर्थ है व्यक्ति और व्यक्तियों के बीच और व्यक्तियों और उनके कार्य के बीच संबंधों को निर्देशित और नियंत्रित करना।
संगठन दो प्रकार का हो सकता है:---
*औपचारिक
*अनौपचारिक
औपचारिक कानून और रीति-रिवाजों द्वारा स्थापित किया जाता है और अनौपचारिक आदमी से आदमी का संबंध है। औपचारिक का संबंध पद से है, अनौपचारिक का संबंध व्यक्तियों से है। ये दोनों महत्वपूर्ण और परस्पर संबंधित हैं। औपचारिक में सभी व्यक्तियों की समानांतर भूमिकाएँ होती हैं। अनौपचारिक मानवीय कारक है और एक दूसरे के प्रति और गतिविधि के लिए व्यक्ति की प्रतिक्रियाओं से संबंधित है।
अच्छा प्रशासक औपचारिक और अनौपचारिक दोनों तरह के संगठन स्थापित करता है। उसे कार्य की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए औपचारिक स्थापित करना चाहिए और प्रयासों और गतिविधियों को सुदृढ़ करने के लिए अनौपचारिक भी विकसित करना चाहिए। एक अच्छा संगठन लोकतांत्रिक होना चाहिए, व्यक्तिगत संबंधों, इच्छुक सहयोग और सक्रिय भागीदारी के आधार पर, लोगों को एक साथ लाया जाता है और प्रयास एकीकृत होता है। एक अच्छे संगठन में कार्रवाई के लिए प्रोत्साहन और पहल स्वयं लोगों से आती है न कि ऊपर से थोपी गई।
चेस्टर बर्नार्ड:- " हर औपचारिक संगठन में एक अनौपचारिक संगठन होता है। इसकी व्यवस्था और निरंतरता के लिए पहला (औपचारिक) और दूसरा (अनौपचारिक) इसकी जीवन शक्ति के लिए आवश्यक है।"
अच्छे संगठनों के मूल सिद्धांत हैं:-
*यह स्थिर नहीं होना चाहिए, संगठन को निरंतर पुनर्गठन की आवश्यकता है।
* यह लचीला होना चाहिए ताकि संबंधों और दक्षता के मानकों दोनों में सुधार हो सके।
* जैसे ही शैक्षिक सिद्धांत आगे बढ़ता है, पाठ्यचर्या और अन्य परिवर्तन लाते हुए इसे संशोधित किया जाना चाहिए। पुरानी मशीनरी से नई चुनौतियों का सामना नहीं किया जा सकता है। लेकिन परिवर्तन धीरे-धीरे और परामर्श और सहमति से लाया जाना चाहिए।
* इसमें शिक्षकों, छात्रों, अभिभावकों और समुदाय द्वारा नीति-निर्माण और अन्य प्रशासनिक गतिविधियों में भागीदारी का प्रावधान होना चाहिए। भागीदारी मानव संबंधों को व्यापक और मजबूत करती है।
*संगठनात्मक चार्ट "कार्यों, क्षेत्राधिकारों, जिम्मेदारियों, अधिकार की सीमाओं, उद्देश्यों और प्रदर्शन को मापने के तरीकों आदि" का विवरण देते हुए बेहतर समझ और बड़े आउटपुट को बढ़ावा देते हैं।
*संचार:- संचार वह व्यवस्था है जिसमें एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति को आदेश, नोटिस, राय, प्रश्न आदि अनौपचारिक संगठन को भेजे जाते हैं, इसकी एक निश्चित प्रक्रिया होती है। संगठन में, संचार की प्रक्रिया स्थिति और भूमिका के अनुसार काम करती है। विद्यालय में कई प्रकार के संचार होते हैं :-
*अवरोही क्रम में
*समानांतर
*आरोही क्रम
सबसे पहले, परिपत्र, नोटिस और सूचना और आदेश उच्च अधिकारियों द्वारा अधीनस्थों को भेजे जाते हैं। दूसरे में, शिक्षक से शिक्षक, कार्यकर्ता से कार्यकर्ता, इसका मतलब है कि समान स्थिति के कार्यकर्ता एक साथ अपने विचारों और विचारों का आदान-प्रदान करते हैं। तीसरे में शिक्षकों द्वारा प्राचार्य को भेजी गई जानकारी, राय, विचार और सुझाव। इस प्रकार संचार वह साधन है जिसके द्वारा संस्थाएँ या संगठन एक हो जाते हैं।
*दिशा:- JBSears--" प्रशासन में दिशा वह भाग है जो निर्णय को प्रभावित करता है, कार्य करने के लिए संकेत देता है कि क्या कार्रवाई की जानी है और कब शुरू और बंद करना है"
मार्गदर्शन या नेतृत्व प्रशासन के कार्यालय की कुंजी है। प्रभावी नेतृत्व या निर्देशन के अभाव में पूरी योजना या संगठन निष्फल हो जाता है। इस सम्बन्ध में तीन बातें उल्लेखनीय हैं:-
*निर्णय लेना
* निर्णय *
उनका क्रियान्वयन सुनिश्चित करना
इस प्रकार निर्देशन अपने आप में कोई आसान प्रक्रिया नहीं है। इसके लिए प्रशासक में निम्नलिखित गुण होने चाहिए:-
*उच्च कोटि की योग्यता
*ज्ञान
*नेतृत्व की क्षमता
*दूरदर्शिता
*अनुभव और
*दिशा*
कुशल निर्देशन के लिए स्वस्थ मानवीय संबंध स्थापित करने की कला का होना आवश्यक है। यदि संस्थाओं के मुखिया में इस गुण की कमी हो तो वह अपने सहयोगियों या टीम को उचित और प्रभावी दिशा नहीं दे सकता। एक प्रभावी नेता को किसी भी मामले पर उनके परामर्श से निर्णय लेना चाहिए। उसे अपने विचारों को अपने सहयोगियों के सामने इस प्रकार रखना चाहिए कि उनमें निर्णय लेने की पूरी प्रक्रिया में भागीदारी की भावना हो। साथी कार्यकर्ताओं के साथ इस तरह के संबंध स्थापित करने से मामलों की सफल दिशा मिलती है।
*समन्वय:-यह एक सामंजस्यपूर्ण संबंध में चीजों को एक साथ रखने की प्रक्रिया है ताकि वे अधिक प्रभावी ढंग से कार्य कर सकें। प्रशासक को कई भौतिक, सामाजिक और आर्थिक शक्तियों के साथ तालमेल बिठाना पड़ता है। उसे कई तरह की गतिविधियों को अंजाम देना होता है। एक एकीकृत और एकीकृत समग्र प्रभाव उत्पन्न करने के लिए इन सभी कारकों और संबंधों की विविधता में एकता बनाने के लिए मजबूर करने के लिए समन्वय आवश्यक है। इसके लिए सोच-समझकर प्रयास करने होंगे। प्रशासन के सभी क्षेत्रों जैसे नियोजन, संगठन आदि में समन्वय की आवश्यकता होती है। विभिन्न गतिविधियों के उद्देश्य, समय और स्थान के संबंध में भी इसकी आवश्यकता होती है जैसे नीतियां बनाना, बजट तैयार करना, कर्मचारियों का चयन और विकास पाठ्यक्रम आदि। समन्वय विशेष समस्या की प्रकृति पर निर्भर करता है, परिस्थितियों और संसाधनों की उपलब्धता और अंतिम लक्ष्य। इन सभी विविध संबंधों में सामंजस्य स्थापित करने के लिए प्रशासक के पास एक अच्छा कौशल होना चाहिए।
समन्वय के तीन कारक होते हैं। पहला, कार्यक्रम के भाग और पहलू हैं, जैसे कि कर्मचारी, छात्र, माता-पिता, पाठ्यक्रम आदि। दूसरा समन्वय के साधन हैं जैसे नियम, विनियम और प्रथा आदि। तीसरा, वहाँ हैं जलवायु, पर्यावरण और समन्वय की शक्ति। प्रत्येक विशेष स्थिति के लिए प्रशासक को यह तय करना होता है कि वह किन भागों, किन विधियों और किस शक्ति का उपयोग करने जा रहा है।
समन्वय दो चरणों में आवश्यक है। प्रशासनिक प्रक्रिया की शुरुआत में, संगठन के टूटने को रोकने के लिए और संघर्ष और कुसमायोजन के समाधान की प्रक्रिया के दौरान समन्वय का उपयोग किया जाता है। यह एक एकता स्थापित करने के साथ शुरू होता है जब भी उद्देश्य, संरचना और प्रक्रिया को खतरा होता है। इस प्रकार, यह एक निवारक और उपचारात्मक उपाय दोनों है।
*रिपोर्टिंग:- शैक्षिक प्रशासन की प्रक्रिया में रिपोर्टिंग का महत्वपूर्ण स्थान है। शिक्षकों को परियोजना पर एक योजना के कार्यान्वयन के बाद रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए और शैक्षिक प्रशासक से स्वयं संगठन के बारे में एक रिपोर्ट तैयार करने की अपेक्षा की जाती है, जो इसके कामकाज के पूरे सरगम का विस्तृत सर्वेक्षण करता है।
*बजट:-- आर सी शर्मा:-"शैक्षिक आवश्यकताओं की एक सूची तैयार करने, आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कार्यक्रम तैयार करने और उन्हें वित्तीय शीर्ष आवंटित करने के लिए बजटीय सहमति।"
एक प्रशासक विद्यालय की सुदृढ़ अर्थव्यवस्था के लिए बहुत अधिक जिम्मेदार होता है।
*मूल्यांकन:--मूल्यांकन भी प्रशासन की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण अंग है। किसी भी गतिविधि को तब तक सफलतापूर्वक संपन्न नहीं माना जाता है जब तक कि उसके परिणामों का उचित मूल्यांकन नहीं किया जाता है। विकास की प्रक्रिया के माध्यम से हम जान सकते हैं कि हम वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने में किस हद तक सफल हुए हैं। इसके माध्यम से, कोई यह जान सकता है कि एक निश्चित गतिविधि में कौन सी कमियां हैं और गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में वांछित सफलता प्राप्त करने में विफलता के कारणों को भी प्रकाश में लाया जाता है। मूल्यांकन के आधार पर हम भविष्य के लक्ष्यों और कार्य प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं। प्रशासन एक गतिशील प्रक्रिया है। इस प्रकार, इसे निरंतर प्रगति और सभी प्रयासों में प्रगति प्राप्त करने के लिए गति की आवश्यकता है। समय-समय पर हमारे कामकाज का मूल्यांकन करना बहुत जरूरी है।
संक्षेप में, यह कहा जा सकता है कि शैक्षिक प्रशासन में शैक्षिक प्रक्रिया का उचित प्रबंधन होता है। प्रशासन में सफलता निरीक्षणों में दक्षता और प्रभावी पर्यवेक्षण पर निर्भर करती है। हालाँकि, जब तक प्रशासक उन्हें लागू करने और उनकी प्रगति की बार-बार समीक्षा करने में प्रभावी नेतृत्व द्वारा अपनी क्षमता साबित नहीं करता है, तब तक कार्यक्रम प्रशंसनीय होंगे, कार्यान्वयन निश्चित रूप से असंतोषजनक होगा।
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